Rechtmatigheidsverantwoording
Rechtmatig handelen is voor een overheidsorganisatie belangrijk; een overheid hoort te voldoen aan wet- en regelgeving. Net na de zomer 2022 heeft een wetswijziging plaatsgevonden. Deze regelt dat met ingang van de jaarrekening 2023 het college verantwoordelijk wordt voor het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid ervan: de rechtmatigheidsverantwoording. De accountant controleert deze verantwoording door het college, waardoor voor de raad en inwoners een borg onder de getrouwheid ervan wordt gelegd.
Er zijn drie specifieke criteria die onderwerp en het uitgangspunt vormen van de rechtmatigheidsverantwoording. Dat zijn:
- financiële handelingen passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting (begrotingscriterium);
- voorwaarden in wet- en regelgeving worden nageleefd, zoals subsidievoorwaarden (voorwaardencriterium);
- een toetsing vindt plaats op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt. Dit met het oog op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen (M&O criterium)
Het college is zich bewust van haar verantwoordelijkheid om te zorgen voor een goed financieel beheer, waaronder het naleven van de aanwezige verordeningen. In 2022 en in de jaren ervoor is daarom een aanzet gegeven om tot een rechtmatigheidsverantwoording te komen. Stappen daarin vormden de inrichting van het Key Control Dashbord. verschillende ambtelijke overleggen met de accountant, afstemming tussen de raad en de accountant en uiteraard voorbereidend werk door de ambtelijke organisatie.
Voor de jaarrekening en het jaarverslag over het jaar 2022 geldt dat de accountant nog zowel de rechtmatigheid als de getrouwheid ervan toetst.
Aflopen contract KSG accountants
In verband met het aflopen van het contract met KSG accountants na afsluiting van het jaarrekeningproces 2022, is in het voorjaar het selectieproces gestart om tot een nieuw contract te komen. Na definiëring van een programma van eisen door de raad, het plaatsen van de aanbesteding en het maken van een evaluatie, heeft de raad besloten om opnieuw KSG accountants een contract te gunnen. Dat zal ingaan na verstrijken van het lopende contract.
Planning & Control
In 2022 is de planning & controlcyclus volledig doorlopen en zijn de jaarstukken, de kadernota, de begroting en de 1e en 2e bestuursrapportage gepubliceerd via de eigen website.
Interne controle
Vanaf 2022 zijn er in de verbijzonderde interne controle achttien verschillende processen met een materieel financieel belang opgenomen . Per proces zijn de risico’s en de opzet van de beheersmaatregelen in beeld gebracht. Getoetst is of deze maatregelen ook bestaan en gewerkt hebben. De toetsen zijn verricht door de procesbeheerders in samenwerking met de interne auditor. Daarbij is gebruik gemaakt van geautomatiseerde controles, data-analyses en steekproeven. Het resultaat van de interne controles is dat meer inzicht is verkregen in ieder proces. Daarnaast is de analyse van de oorzaken van afwijkingen verbeterd, evenals het borgen van de volledigheid en het aantonen van aansluitingen.
Procesmanagement
In 2022 is op het thema ‘procesmatig werken’ een peiling uitgevoerd: waar staat Meierijstad nu en waar liggen de verbetermogelijkheden? Gebleken is dat sprake is van een organisatiebreed bewustzijn en onderkenning van de toegevoegde waarde van ‘procesmatig werken’. Verbeteringen zijn nog te maken in het versnellen (meer processen optimaliseren per jaar) en professionaliseren (onder andere continu klantgericht blijven verbeteren). Hiervoor is een strategisch plan inclusief implementatieplan opgesteld, dat in de tweede helft van 2022 door het directieteam is goedgekeurd.
Atelierplannen
In 2020 heeft een evaluatie plaatsgevonden van de A3-methodiek. Deze methodiek zet Meierijstad in om op atelier- en concernniveau tot kwalitatief goede jaarplannen te komen. De evaluatie heeft geleid tot door medewerkers aangereikte verbeterideeën, die in 2021 en 2022 zijn doorgevoerd. Dit heeft enerzijds geresulteerd in meer inhoudelijk begrip van de A3-methodiek. Anderzijds tot inzicht in het nut en de noodzaak om kwalitatief goede (atelier)jaarplannen te maken die aansluiten op de concerndoelen, zodat hierop gestuurd kan worden door de ateliers zelf en het directieteam..